邦永PM2項目管理軟件在系統集成行業中的全面應用

作為專業的弱電系統工程承建商,名特網絡公司擁有先進的管理理念和管理體系。隨著同時在建項目不斷增多,協調各個項目及公司各個職能部門...

云南亞太環保PM2運用案例

運用PM2項目管理系統能把公司各部門的數據進行匯總,主要完善了企業內部的管理,完善了各部門之間的流程做到統一化,通過報表的形式體現...

云電信通PM2系統的應用

 

一、公司概況

云南云電信息通信股份有限公司,是由云南電網公司投資組建的一家國有控股股份制企業,隸屬于中國南方電網公司。公司總注冊資本5860萬元,資產達1.8億元,擁有五個區域分公司,三個控股子公司、兩個參股公司。公司是以電力系統的基礎電信業務和面向社會的增值電信業務為主要業務,依托云南電網,充分發揮云南電力系統內部資源優勢,主要為云南電力系統內外部客戶提供信息通信工程建設與基礎電信業務服務,形成了以工程建設服務為核心的通信業務與電子商務服務為成長的增值業務等兩大主營業務。公司通過了ISO9001國際質量體系認證,擁有眾多施工企業資質,包括通信信息網絡系統集成、計算機系統集成、送變電工程、建筑業企業資質,可從事通信工程、電力工程、電子工程、系統集成等業務。

 

二、客戶需求

根據云南云電信息通信股份有限公司要求,主要完成以下管理內容:

(1)實現對公司年度開發大綱的管理,實現對各部門周工作計劃與總結的管理;

(2)實現對公司的進度、成本、合同、資金計劃、甲供材、文檔、銷售、招標等橫向縱向管理;

(3)實現對公司年度開發項目的進度節點管理;

(4)實現對項目年度開發成本、成本預算、動態成本的管理;

(5)實現對合同簽訂、變更、簽證、款項撥付的執行管理;

(6)實現對年度資金計劃、非合同資金計劃、部門月資金計劃、公司資金計劃、項目資金收支管理;

(7)實現對項目、設備、材料的招標及相應業務往來單位的管理;

(8)實現業務審批、協同辦公一體化管理、實現對公司車輛、會議室的預約管理;

(9)實現對多業態、多項目的管理,實現對多個項目公司的管理;

(10)實現集團化戰略管理、商業智能分析。

 

三、實施過程

走訪各部門調研后發現,云電信通所涉及的核心業務有兩塊:

1 、通信業務

通信業務事業部專門從事通信工程建設、維護以及信息通信資產運營的專業化服務,是公司的基礎核心業務部門。通信業務事業部屬下管轄通信工程和網絡運營二個業務部門以及滇東、滇西、滇南、臨滄、版納五個區域分公司。立足云南,依托云南電網,通信業務事業部利用公司豐富的電力系統所特有的溝、管、孔、渠、桿塔等信息通信可選用資源以及遍布全省各地的光纖通信傳輸網絡資源,以市場需求為導向,主要從事公司通信業務的規劃與發展,為電力系統與廣大社會用戶提供優質的信息通信專業化服務,服務范圍包括信息通信工程建設、送變電工程建設、通信網絡運行維護、數據語音業務接入、帶寬租賃、科技項目研發等領域。

2、增值業務

增值業務事業部定位于利用公司優勢資源,在基礎業務之外為公司尋求更多發展及贏利機會,是公司的新興業務部門。增值業務事業部下轄電子商務部、系統集成部、市場部、軟件部:電子商務部立足云南本地,以云南電網電費代收為依托,整合運營商、公共事業收費單位等資源,開展電子商務綜合支付業務;系統集成部秉持“通信服務社會,信息創造價值”的公司核心宗旨,堅持“高標準、嚴要求、快節奏”的行為理念,為各類企事業單位及政府機構提供從網絡規劃、方案設計、系統集成、軟件開發到產品提供等全面解決方案;市場部主要針對電力系統開展市場策劃業務,服務范圍包括大型會議策劃組織、產品市場調研、廣告策劃實施、宣傳促銷推廣、企業形象策劃等;軟件部是專業從事協同應用軟件開發、銷售、服務的高新技術團隊,專注于協同應用領域的技術創新、產品研發。

針對云電信通業務管理可以概括為兩條線、三階段:

1、兩條線分別為進度和成本

(1)進度:包括前期五證辦理節點進度、設計總工節點進度、工程施工節點進度等。PM2系統通過橫道圖生成項目進度計劃,對各項目任務根據其重要性,劃分為普通任務、重要任務、重大任務,分級別管理,公司管理層可根據關注的重點,通過進度總覽來了解項目進展情況。

(2)對成本管理,主要是通過成本預算體系,實現對六大成本三大費用的管理,包括項目的計劃成本、目標成本、實際成本,過程的動態成本。

(3)在成本的控制上,主要通過合同的簽訂、變更、簽證、撥付,實現對動態成本的控制。

2、三階段

分別為計劃階段、過程控制階段(計劃與實際差異對比控制)、結果分析階段。

通過以上簡單思路,通過PM2各子系統業務功能,實現項目開發全過程的控制,即前期有計劃、過程動態控制、月終年終分析考核。

計劃階段:主要包括年度項目開發計劃、各項目的進度計劃、各項目的成本計劃;

過程控制:進度上報,合同的簽訂、撥付、變更、簽證;

分析階段:進度報表,成本、合同、銷售、資金月度、年度報表。

同時,為滿足各項目公司日常辦公需要,系統輔以協同辦公系統,以滿足對定制流程、流程審批、項目公司組織機構、人員信息的管理、公司內部消息(通知)發送、周工作計劃與總結管理、會議室使用管理、車輛使用管理。

 

四、系統運行情況

云南云電信息通信股份有限公司在管理組織機構上,主要包括經理層、生產經營部、綜合辦、電子商務部、工程技術部、軟件事業部、財務部。

各部門在PM2中的應用,主要圍繞公司的各項業務,并根據各部門職責一次劃分。

1.經理層

公司經理層,主要掌管公司的經營決策、業務審批。因此,主要都是數據、報表查看,基本不會有業務數據錄入的操作。主要查看的數據在領導總覽模塊。

(1)公司計劃總覽:包括項目開發計劃、成本預算、項目計劃。

(2)公司過程監控:

財務月報:財務月報告,用于查看公司個項目每月的財務狀況。

成本報告:綜合成本核算

合同總覽:合同款項撥付統計表、合同分類匯總、合同資金年報。

經營分析:經營分析總表查看、部門考核指標查看。

 

 

 

2. 綜合辦

(1)人事資料管理:PM2中的人事資料,主要是為滿足系統運行的需要而進行的人事資料管理,主要包括人員的基本檔案資料等。

(2)文檔資料管理:主要通過PM2文檔管理模塊,完成對公司各種文檔資料的歸檔存儲管理。

(3)合同管理的應用:合同檔案歸檔與管理。

 

 

3.生產經營部

(1)項目前期手續辦理進度:各項進度節點,主要通過項目進度計劃完成。

(2)合同管理模塊應用:管理本部門牽頭簽署的各種合同及合同的執行、款項申請等。

(3)計劃成本的應用:根據成本管理的要求,填寫與本部門相關的成本數據。

(4)資金計劃的應用。

(5)文檔資料管理。

(6)售后證件手續辦理(銷售事務處理)。

(7)OA模塊的應用。

(8)成本管理模塊。

(9)協同辦公的應用。

(10)合同管理的應用。

(11)文檔管理模塊。

(12)協同辦公模塊的應用。

(13)文檔管理模塊。

 

 

 

4.采購部

(1)物料管理。

(2)合同管理。

 

 

5.工程技術部

(1)項目進度管理。

(2)合同管理。

(3)協同辦公。

(4)文檔管理。

(5)物料管理。

 

 

 

6.電子商務部

(1)項目進度管理

(2)合同管理

(3)協同辦公

(4)文檔管理

(5)物料管理

 

 

7.財務部

(1)協同辦公

(2)資金管理

(3)成本管理

(4)合同管理

(5)銷售收款

(6)文檔管理模塊

 

 

五、應用效果:

(1)、通過PM2系統的運行,公司對項目全過程的動態、實時監控管理,克服了之前一次完成,最終算帳的靜態管理弊病,將項目預算與工程進度計劃的執行監督與控制納入實時的管理軌道。公司及項目各職能部門可隨時監控項目的進度及預算執行情況,以做出科學決策。

(2)、以項目計劃為基礎的全過程系統管理,克服設計、采購、施工相割裂的管理模式。解決各項目、單元項目之間由于在設計、施工、采購等環節進度不一致造成的窩工、待料、成本超支等問題。實現項目建設全過程的綜合協調與優化,達到公司對整體進度的要求。

(3)解決了之前OA與業務系統割裂的情況,使得審批有便捷和直觀的數據支撐,并快速生成所需報表。

(4)、合同、進度、成本、資金的綜合管理,克服只追求單方面最佳的片面與孤立的管理思路,建立起對項目的科學的評價體系。

(5)、積累企業知識庫,包括合格供應商、材料設備歷史采購價格,最佳營造做法等,為企業的持續發展積累寶貴的經驗數據。

通信工程信息系統案例之廣脈科技

 

一、公司概況

1 、公司概況

廣脈科技股份有限公司總部位于杭州,是一家無線通信網絡優化領域集研發、銷售及相關服務于一體的科技型企業。作為通信公網與專網運營商的主要合作伙伴,廣脈科技致力于提供無線通信網絡優化整體解決方案及一站式服務,并已逐漸成為無線通信設備供應及系統集成服務領域的一支新興力量。

2、業務范圍

公司堅持以無線通信系統集成服務、全業務接入、網優及維護服務、管道建設及行業應用為重點發展方向,從工程技術服務到產品等各方面積累了豐富的知識和經驗,具有提供全面設備及系統解決方案的實力。

在公司全體員工的努力下,公司全面取得了可喜的成績,承接了多項綜合性的省市重大無線通信系統集成和一體化項目,并已成為國內多省市移動、聯通、電信、廣電運營商的合格供應商及優質合作伙伴。同時,公司強力推進國際市場,已經在泰國、菲律賓等國際市場取得優異成績,公司的產品和服務取得了國際運營商的一致好評。

3 、發展方向

公司的經營團隊為行業資深人員,具有豐富的管理經驗、長期的市場積累及綜合集成能力,公司已在多省市累積了大量優質樓宇和行業客戶資源,能夠迅速捕捉用戶需求,與運營商密切合作,為最終用戶量身設計個性化綜合解決方案。公司以服務并解決運營商最終用戶的實際問題為目標,為運營商提供持續化和長期化的服務,與其共同成長。

公司在做好、做強主營業務的同時,更側重于積蓄公司的技術儲備,打造公司核心競爭力。通過產品的創新和研發,以及端到端無線通信覆蓋整體解決方案的提供,公司致力于成為無線通信領域技術和市場的領跑者,滿足并超越客戶需求。

展望未來,廣脈科技將一如既往地秉承“以市場為導向、以客戶為中心、以創新為目標”的理念,持續為用戶創造價值,為國內及國際通信運營商提供經濟和有效的產品和服務,打造行業優質品牌 。

4 、公司架構

公司作為一家以專業技術開發為核心,通信工程建設為基礎的高新技術企業,核心團隊為同行業資深管理人員,公司團隊由中高級工程師、國家注冊建造師、經濟師、項目經理等專業人員組建,具有豐富的管理經驗、長期的市場積累及綜合集成能力。公司的技術和管理團隊擁有一流的服務意識和精湛造詣,是企業的最大財富。

 

二、業務流程

廣脈科技業務主要包含傳統項目,投資運營項目和三方租賃項目,通信工程項目管理模式主要采用投資運營和三方租賃的模式,業務流程主要包含:

1、選址勘察階段:主要有站址選取及確認、項目立項及預算收益評估和服務合同簽訂。

2、施工準備階段:主要有方案設計及審核、物資申請及采購、到貨驗收。

3、施工階段:主要有開工申報、施工現在質量安全管理。

4、竣工驗收結算階段:主要有工程完工申報、資料審核、驗收申報以及設計安裝調試和開通、工程竣工結算。

5、交付使用維護階段:主要有與運營商簽訂合同、后期運營維護和效率評估。

 

三、管控要點

1、業務現狀:

公司采取總部集中管理、分公司協同運營模式,客戶分布于全國各地,項目數量眾多,每個項目經理需要同時管理多個項目,每次項目進度更新時都是采用紙質的方式,先提交到所在辦事處,再由辦事處相關人員匯總后提交到總公司商務部門,往往當商務部獲得數據后,項目進度已經又有了新的進展,導致辦事處與總部掌握的數據信息不一致。

解決方案:

針對廣脈公司業務特點,將項目類型分為傳統集成、鐵路、ICT、分期收款、三方運營等,根據收益計算方式將項目分為非投資類項目和投資類項目。

每個項目進行開工、完工、驗收和審計時都需要在系統中進行上報,上報信息自動同步到各個部門,解決項目數據信息不一致的問題。

2、業務現狀:

項目立項審批時,崗位職責的不同填寫的要素不同、所能看到的要素信息也有特定的限制;計算毛利潤或年投資回報的公式雖然有明確的規定,但是由于有人為的因素導致出錯的結果也不可避免,最終也會影響到公司領導的決策。

解決方案:

項目立項信息在審批時要求有收入預算及支出預算信息作為附件,項目收入預算和支出預算等信息通過系統權限控制,不同崗位用戶只能看到授權的數據內容,防止重要數據信息泄漏和篡改,根據系統流程中設置的條件進行審批流轉。

并且將業務的計算公式固化在系統中,例如如何根據總投資和年毛利計算投資回報率:年投資回報率【年毛利/總投資】、年毛利【年收入(含稅)-年折舊(含稅)-場租費支出/年(含稅)-電費支出/年(含稅)-維護支出/年(含稅)-(年收入稅額合計-年支出稅額合計)】、總投資【所有支出預算合計含稅金額(不包含按年支出預算)】,通過固定的算法避免人為因素產生的錯誤。

3、業務現狀:

項目中標之后,市場和運營商統一簽訂框架合同,約定項目范圍、項目質量要求以及收款方式等。根據運營商下達的PO進行內部項目立項,在項目執行過程時經常需要查詢框架合同相關的內容,也需要定期統計框架合同下哪些項目是開工狀態、哪些是完工狀態以及各狀態時項目上報統計金額。這就需要相關人員時時進行資料的整理以及匯總表格的更新,才能滿足使用人員的需要。

解決方案:

在合同簽訂時如果是框架合同,則該合同框架下所有子項目在開工申報時自動關聯此合同,并且可以時時統計該框架合同完成的項目總金額;領導可以在系統中查看相關報表數據在項目執行過程中也可以通過鏈接訪問合同內容信息。

4、業務現狀:

每個項目都分為四個階段,開工、完工、驗收和審計,項目督導在每個階段都需要及時上報項目階段金額,和施工隊進行結算時根據項目申報給甲方的金額來計算應付施工費。

項目的每筆收款、結算和付款時,辦事處和公司總部都需要登記并且匯總后形成報表報上級領導,當兩份數據不一致時還需要花時間和精力去查找問題原因。

解決方案:

和施工隊進行結算時,系統自動根據項目當前狀態數據和固定的計算方式算出應付施工費,避免由人工計算造成的錯誤。同時可以不根據系統自動計算,匯總人工和材料結算金額作為應付施工費。

 

系統每筆單據審核后,數據都會自動匯總到相應的報表中,領導隨時可以查看某個項目的相關數據,體現數據的及時性與共享性。例如:項目立項時的預算收入和支出,在某個時間點時項目動態收入和支出以及實際情況下該項目的收入、支出和利潤等信息。

 

5、業務現狀:

項目開工之前由項目相關負責人進行項目材料的申請,采購申請單經過辦事處和總公司確認后方可進行采購,采購的材料直接送到項目現場,由現場簽收后將收貨單轉交給采購人員。項目申請的材料有沒有超預算,采購的材料無法跟蹤到貨情況,材料使用數量有沒有超預算,現場材料有沒有退回等這些信息管理者都無法直接查看。

解決方案:

作為成本核算的重點與核心,物資管理子系統實現了工程項目中材料設備的全過程管理,完美地實現了集中采購和項目采購的統一,包括供應商管理、采購申請、采購業務、庫存管理等模塊,并能通過項目物資需求的分析自動生成物資采購申請、物資采購計劃,全面跟蹤反饋材料設備的需求、申請、采購、入庫、領用和庫存的狀況。

6、業務現狀:

項目資料分散存放,項目現場資料一般都是由辦事處保存,合同及協議等資料一般都存放于公司總部,各部門資料信息無法實現及時共享。

解決方案:

文檔管理子系統包括科學文檔分類、嚴密的文檔權限、便捷的查詢和詳細的使用記錄,是工程企業檔案管理的最佳助手。通過系統進行文檔資料的歸檔和查詢,實現各辦事處之間、辦事處與總部之間的資源共享。

 

四、系統流程圖

根據公司業務管理要求以及項目管理系統架構編制整體流程圖如下: